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Comment se déroule une certification ISO ?

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Les cycles durent trois ans avec un audit initial (ou de renouvellement) suivis de deux audits de surveillance. A l’issue des trois années, tout recommence.
Nous détaillons ici quelques étapes clés.

La certification suit un cycle de 3 ans

Planification de l’audit initial

La planification de l’audit de certification est réalisée avec le responsable d’audit. Elle vous permettra d’identifier vos différents domaines d’activité à auditer ainsi que les interlocuteurs à rencontrer. Ceci permet de se projeter concrètement dans le déroulement afin de prévenir vos équipes en amont.

Cette phase de dialogue entre l’auditeur (qui détermine ce qui sera audité) et vous (qui connaissez votre organisation) est importante. La planification résulte de la rencontre de ces deux paramètres.

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Réalisation de l’audit initial

L’enjeu de l’audit initial est d’établir la conformité de votre système de management à l’ensemble des exigences de la norme auditée.

Selon la norme et sa complexité, l’audit initial peut se réaliser en deux étapes :

  • vérification documentaire et prise en compte de l’organisation générale dans un premier temps,
  • audit de l’ensemble des activités opérationnelles et des fonctions support dans un second temps.

L’approche de l’auditeur se veut pédagogique : l’ensemble des participants doit comprendre à la fois “pourquoi” l’auditeur pose ce type de questions ou veut voir tel document, mais également quel est le sens de l’exigence de la norme qui sous-tend ces investigations.

Le mot-clé que partagent les auditeurs et les audités est : transparence.

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Traitement des écarts

Lors d’un audit, un écart se caractérise par le non-respect d’une exigence du référentiel.

Selon leur niveau de gravité, les écarts nécessitent différents niveaux de réponse par votre organisation – allant de la proposition de correction à la mise en œuvre effective de cette correction – avant que soit prononcée sa certification.

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Certification !

Une fois l’audit achevé, l’auditeur transmet son rapport à AccuraCert dont le comité de certification vérifie la complétude et la conformité. Sur cette base, la certification de votre organisation est prononcée et un certificat d’une durée de trois ans vous est délivré.

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Audits de surveillance

Si le certificat porte sur une durée de trois ans, il est nécessaire d’assurer le maintien de la certification par la réalisation régulière d’audits au cours du cycle de sa validité. La fréquence et les modalités du ou des audits de surveillance peuvent varier.

En règle générale :

  • pour un audit ISO, la fréquence est annuelle. Un cycle se composera donc d’un audit initial et de deux audits de surveillance à date anniversaire de celui-ci
  • pour un audit Qualiopi, un seul audit de surveillance est à réaliser, en milieu de cycle, c’est à dire à 18 mois

L’enjeu de l’audit de surveillance est d’assurer le maintien de la certification. En cas d’écarts graves et non résolus, la certification peut être suspendue.

L’audit est réalisé par le même auditeur qu’en audit initial. Cette connaissance mutuelle favorise le bon déroulement de la surveillance qui pourra servir à compléter et approfondir certains aspects de votre organisation ainsi que vérifier qu’une dynamique d’amélioration est bien à l’œuvre.

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Audit de renouvellement

A l’issue d’un cycle d’audit, il est nécessaire de renouveler le certificat, dont la validité est de trois ans. Un nouveau cycle débute ainsi par un audit de renouvellement, assez similaire à l’audit initial.

Cet audit est généralement réalisé par un nouvel auditeur, qui apportera sur votre système un regard neuf tout au long des trois ans à venir.

Selon les même modalités, l’audit de renouvellement permettra d’établir votre certification pour une durée de trois ans.

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