Comment se préparer à la certification ISO ?

Toute mise en place de système “ISO” repose avant tout sur la prise en compte des enjeux internes et externes de votre organisation. C’est le moment où jamais de se poser toutes les questions, le pourquoi du comment de vos activités et des interactions multiples avec vos clients, partenaires, salariés, autorités de contrôle…

Un système de management est affaire d’interactions, ne passez pas à côté de certains enjeux clés : l’ISO rend explicite ce qui était implicite.

Une fois le contexte posé, il s’agit d’avancer. On parle ici de “stratégie” qui doit donner du sens et de la dynamique au système de management dont tous les paramètres doivent être orientés vers un ou plusieurs buts clairement identifiés. La direction formule a minima ces éléments dans un document fondamental à tout système, sa “politique”.

C’est une exigence commune à toute norme ISO, et souvent un des premiers éléments que l’auditeur consultera, autant lui faire bonne impression.

Un système est un ensemble structuré d’activités que vous construisez pour répondre à vos objectifs stratégiques. Il est généralement admis et attendu dans le cadre des normes ISO que cela passe par la définition de “processus”. Ce concept puissant préside à la pertinence et la plasticité des organisations modernes. Prenez le temps de définir et d’organiser vos activités par ce biais.

La mise en place de certains processus est souvent la réponse attendue directement par certaines exigences des normes

Une fois votre système de management mis en place, il vous reste à faire la démonstration de son fonctionnement dynamique. Pour cela, deux points sont essentiels.

Le premier est la réalisation d’un audit interne, exigence commune à toutes les normes ISO qui suppose qu’une vérification de la conformité de l’ensemble de vos activités soit réalisée, à la fois au regard de la norme en question, mais également par rapport à vos règles internes. Cet audit est dit “interne” car il est réalisé POUR l’interne. Rien n’oblige de le faire réaliser PAR des acteurs internes.

Ce type d’audit n’est en revanche pas du ressort d’un organisme de certification puisqu’il est assimilé à du conseil. Si vous n’avez pas de ressources au sein de vos équipes, ce qui est souvent le cas pour un système jeune, vous pouvez soit faire former votre personnel à ces méthodes, soit vous faire accompagner par un consultant externe qui réalisera cet audit.

Votre système est en place, les processus fonctionnent et l’audit interne a démontré qu’ils étaient conformes. Il ne vous reste plus qu’à réaliser une revue de direction (parfois appelée revue de management).

Cette revue, outre qu’elle répond là encore à une exigence directe contenue dans chaque norme ISO, va permettre de vérifier l’ensemble des informations essentielles remontées par votre système de management, en définir le niveau actuel de performance et en planifier l’amélioration.

Sans démonstration de ces aspects, pas de certification possible.